Automatisk kontosynkronisering er en tilpasset løsning for å fungere godt med kravene og målene som er innført i EU:s databeskyttelseslovgivning GDPR. Med automatisk kontosynkronisering har du på barnehagen / skolen / kommunen god kontroll over nøyaktig hvilken informasjon og hvilke data du sender til oss på ILT/ Polylino.

For å bruke automatisk kontosynkronisering kreves ingen spesielle databehandlingsavtaler. Vi anbefaler imidlertid at du som kunde signerer en generell avtale om personopplysninger med oss. Hvis du ikke allerede har signert en, vennligst kontakt vår kundeservice (info@polylino.no) for informasjon og avtalsmal.

Du kan alltid logge på alle kontoer akkurat som før, dvs. med brukernavn og passord. Når den nye løsningen er aktivert, kan du også få tilgang til en annen påloggingsmetode, med Google.

Hva som skjer med eksisterende kontoer, avhenger av om du har valgt å slette eksisterende kontoer eller innføre karantene i løpet av en overgangsperiode. Velg svaralternativ 1 eller 2 nedenfor, avhengig av dette.

1. Eksisterende kontoer slettes. Hva som skjer med kontoen din, avhenger av om oppsettet av din eksisterende konto følger kontosynkroniseringsstrukturen. Hvis kontoen din fungerer som normalt når du er logget inn, kan du fortsette å bruke kontoen din som vanlig. All informasjonen din på kontoen, for eksempel bøker i bokhyllen, vil finnes der. Hvis den eksisterende kontoen din ikke følger strukturen i kontosynkronisering, må du bytte til ett helt nytt konto. Ditt eksisterende konto blir deretter slettet når overgangen til den nye løsningen finner sted. Du vil i stedet motta ett helt nytt konto, som vil bli opprettet for deg i forbindelse med endringen. Du vil motta en e-post med informasjon om den nye kontoen din og hvordan du får tilgang til den.

2. Eksisterende kontoer blir satt i karantene.Hva som skjer med kontoen din er avhenger av om oppsettet av ditt eksisterende konto følger strukturen til kontosynkronisering. Hvis kontoen din fortsetter å fungere og du ikke ser ordet «KARANTENE» ved siden av navnet ditt når du er logget inn, kan du fortsette å bruke kontoen din som vanlig. All informasjonen din på kontoen, for eksempel bøker i bokhyllen, gjenstår. Hvis du ser ordet «KARANTENE» ved siden av navnet ditt når du er logget inn, eller hvis du har mistet noen av funksjonene i tjenesten, må du bytte til ett helt nytt konto, som vil bli opprettet for deg i forbindelse med endringen. Du vil motta en e-post med informasjon om den nye kontoen din og hvordan du får tilgang til den. Du vil kunne bruke begge kontoene parallelt i en periode (vanligvis en måned) og du vil da for eksempel kunne gå gjennom hvilke bøker du vil legge til i den nye kontoen. Når karanteneperioden går ut, blir den gamle kontoen din slettet.

Kontopassord håndteres ikke av den automatiserte løsningen, og kan derfor endres som før.

Funksjoner som å opprette kontoer, oppdatere viss kontoinformasjon og slette kontoer forsvinner fra tjenesten. Muligheten til å opprette / oppdatere både studentkontoer og personalkontoer forsvinner. I stedet vedlikeholdes alle kontoer automatisk.

Automatisk kontosynkronisering betyr at alle kontoer for barnehagen / skolen / kommunen din hos ILT /Polylino opprettes og vedlikeholdes automatisk. Dette er mulig gjennom et teknisk oppsett som ILT/ Polylino har satt opp sammen med barnehagen / skolen / kommunen. Når denne løsningen brukes, trenger ikke ansatte / administratorer opprette, vedlikeholde og slette kontoer hos ILT / Polylino selv. Alle kontooppdateringer, inkludert oppretting av kontoer for nye elever, personale, skjer helt automatisk i stedet.

Automatisk kontosynkronisering fungerer som en sann kilde til hvilke kontoer som skal være i en barnehage / skolen / kommune når løsningen er slått på. Dette betyr at kontoer som allerede eksisterer hos oss, og som fortsatt er inkludert i kontosynkroniseringsløsningen, blir beholdt og overført til den nye kontosynkroniseringsløsningen når den lanseres live. Eksisterende kontoer som ikke er inkludert i kontosynkroniseringsløsningen vil bli slettet og dermed ikke migrert.

Det som nøyaktig definerer om en konto vil forbli og bli overført, er om det eksakte brukernavnet til kontoen fremdeles er inkludert i kontosynkroniseringsløsningen. Eksemplet nedenfor viser hvordan eksisterende kontoer påvirkes i forbindelse med live-lanseringen, og hvordan kontoer med samsvarende brukernavn blir migrert, mens de øvrige kontoene ikke blir migrert.

Når det gjelder kontoer som migreres, vil brukere kunne fortsette å bruke kontoene sine upåvirket av implementeringen av kontosynkronisering. For kontoene som ikke overføres, er det to alternativer å velge mellom.

1. Slett eksisterende kontoer i forbindelse med live lansering. Lister kan deretter genereres på tvers av disse kontoene for å varsle brukerne. Hvis mange av de eksisterende kontoene er utdaterte, kan dette være en god løsning.
2. Legg til eksisterende kontoer i en karantenegruppe i en periode. Hensikten med en overgangsperiode er å gi brukerne tid til å bytte fra sine eksisterende kontoer til de nye som administreres med kontosynkronisering. Kontoer som egentlig ville blitt slettet forblir slik midlertidig til karantenetiden utløper. Du vil bli påminnet i god tid før karantenetiden utløper.

Opprett ett administratorkonto for appen vår. Administratorkontoen brukes av appen vår for å få tilgang til rett data i miljøet deres, og må forbli i G Suite-miljøet med sin rolle så lenge løsningen vår brukes.

1. Gi kontoen navnet «ILT App (app@doman)«. Del ikke ut passordet til kontoen, ettersom passordet til kontoen ikke behøver være kjent for noen.
2. Tilordne kontoenrollen som «Advansert Administrator».
3. Hvis dere vil ha full konfigureringshjelp fra oss, må dere opprette en midlertidig støttekonto som vi kan bruke til å sette opp løsningen. I så fall oppretter dere en ytterligere administratorkonto.
4.  Gi kontoen navnet “ILT Support (ilt.support@doman)” og velg å opprette et passord for kontoen automatisk.
5.  Velg å varsle påloggingen via e-post (Flere handlinger -> Informasjon om e-postinnlogging). Gi beskjed om påloggingen via e-post til teknisksupport@polylino.no
6. Gi kontoen rollen rollen som «Advansert Administrator».
7. Vi konfigurerer appen vår. Avhengig av valg av oppsett, gjør vi enten dette for deg, eller vi gjør dette sammen over for eksempel en videokonferanse. Uavhengig av valg av måte, fører vi en dialog for å greie ut eventuelle spørsmål og ønsker i oppsettet. På dette stadiet tester vi også oppsettet til løsningen for å sikre at konfigurasjonen fungerer som ønsket.
8. I henhold til avtale om dato og metode setter vi løsningen live.
9. Når løsningen er live og vi har sørget for at alt fungerer som ønsket, kan den midlertidige administratorkontoen «ILT Support» slettes eller lukkes.

Merk at kontoen «ILT-appen» må fortsette å eksistere med rollen «Avansert administrator» i G Suite-miljøet så lenge løsningen brukes!

Manuell kontoadministrasjon:Selv når synkronisering er aktiv, kan kontoer opprettes manuelt i Polylino / ILT. Følg gjerne samme standard når du oppretter manuelle kontoer, ettersom brukeren deretter kan legges til synkroniseringen etterpå og deretter motta brukeroppdateringer.

Hvis dere bruker Googles skysystem G Suite (også kjent som G Suite for Education [GSFE] og tidligere Google Apps for Education [GAFE]), tilbyr vi en veldig enkel, moderne og enkel å implementere løsning i form av en egenutviklet app som blir installert i deres Googles miljø. Appen er enkelt konfigurert for å hente relevante data fra Google-miljøet deres, og sender dataen sikkert til oss.

Automatisk kontosynkronisering betyr at alle brukerkontoer som en barnehage / skole / kommune har i systemene våre blir opprettet og oppdatert helt automatisk. Løsningen er basert på at vi automatisk og regelmessig får tilgang til data om brukere direkte fra de egne systemene i barnehagen / kommunen